Hoe coach je medewerkers en leidinggevenden in een hybride manier van werken?

Auteur: Geert Volders, Partner BDO Strategy & Transformation

In een setting waarin alle medewerkers op hetzelfde tijdstip en op eenzelfde locatie werken, is coaching en leidinggeven al geen evident gegeven. Wanneer een team overschakelt op een hybride werkmodus wordt daar nog een extra laag complexiteit toegevoegd. Onze Strategy & Transformation-experts delen hun visie over succesvol teams aansturen op afstand.

Rond werkrelaties en de aanpak ervan is al heel wat inkt gevloeid. Dat het onderwerp een struikelblok blijft voor heel wat organisaties, blijkt uit de talloze seminaries en workshops die keer op keer worden georganiseerd. Ondanks enkele algemene tendensen en het delen van best practices, is er geen standaardoplossing die voor elk bedrijf werkt.

De visie op hybride werken moet namelijk worden opgebouwd op maat van de werkgever, de specifieke AS IS-situatie en het DNA van de organisatie. De ambities en verwachtingen van zowel de werkgever en de medewerker moeten in een realistisch plan worden gegoten dat gedragen wordt door de verschillende lagen in de organisatie. Het is dan ook sterk aanbevolen om in een grondige visieworkshop met de verschillende stakeholders (HR, business, finance en de CEO) samen  af te stemmen.

De grootste en deels verborgen uitdaging van telewerk schuilt hierbij in de impact van zo’n hybride visie op de managementstijl en de bedrijfscultuur. Voor corona werd er vooral beheerd op basis van de klassieke opvolging van aanwezigheid en controle van de voortgang. De manager moest het werk plannen, de werknemers in de gaten houden, de roosters beheren en een oplossing formuleren voor eventuele problemen. Telewerk zou dus als een bedreiging worden ervaren: de werknemer kan thuis gemakkelijk aan de controle ontsnappen en dus minder productief zijn. Het verplichte homeworking bewees echter het tegenovergestelde: buiten de directe controle van de manager, bleef iedereen thuis zijn of haar werk wél doen. Van een daling in productiviteit was niets te merken en het absenteïsme daalde zelfs, zoals bleek uit recent absenteïsmeonderzoek van Acerta. De redenen? Een lagere besmettingsgraad en een minder hoge drempel om thuis toch achter de computer te kruipen bij een mindere dag.

Autonomie gebaseerd op vertrouwen is een belangrijke prestatiefactor om ook op afstand succesvol een team aan te sturen.”

Uit deze ervaring blijkt dat autonomie gebaseerd op vertrouwen en zonder directe controle een belangrijke prestatiefactor is. Zonder vertrouwen werkt telewerk namelijk niet: de manager kan moeilijk microcontrole uitoefenen (planning, houding, aanpak om zijn doelen te bereiken…) en een gefrustreerde werknemer haakt snel af. Het al dan niet bevorderen van autonomie en vertrouwen is voor medewerkers dus een fundamentele voorwaarde om structureel telewerk te accepteren. Dit aspect moet dan ook een centraal thema vormen in de besprekingen met het management.

Naast vertrouwen moet ook de rol van de manager en hun manier van leidinggeven onder de loep worden genomen. In een werkomgeving op afstand gaat de manager immers over van dagelijkse controle naar een positie als coach. Daarbij neemt ook de manier van communiceren en beheren van de problemen een andere wending.

Het is dan ook geen overbodige luxe om, in overeenstemming met de bestaande cultuur en managementstructuren, opleidings- en coachingprogramma’s te voorzien. Trek daarbij ook de directie in het bad (lees: laat hen ook de basistraining voor leidinggevenden volgen). Zo stimuleer je de ‘walk the talk’-aanpak. Goed begonnen is al half gewonnen, toch?

Naast individuele hybride managementvaardigheden kan een veranderplan ook de tools en aanpak omvatten om teamafspraken op een participatieve manier met de werknemers vast te leggen. Deze teamafspraken helpen niet alleen om structuur te creëren als aanvulling op de HR-regelingen, maar zijn ook een blijk van de autonomie en het vertrouwen die aan de teams wordt toegekend.

Wil je meer te weten over dit onderwerp?

Neem dan contact op met ons Strategy & Transformation team: geert.volders@bdo.be.