Welke belastingvrije opties heeft een werkgever voor het vergoeden van onkosten en het ter beschikking stellen van goederen vanaf 1 maart 2021?

Auteur: Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax

Vanaf 1 maart 2021 is de nieuwe fiscale circulaire (Circulaire 2021/C/20), in overleg met de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid, van kracht voor thuiswerksituaties sinds 1 januari 2020. Op basis van deze circulaire kan een werkgever bepaalde vergoedingen/goederen vrij van inkomstenbelastingen aanbieden aan telewerkende werknemers. Deze circulaire vervangt de eerste circulaire over thuiswerkvergoedingen van 14 juli 2020 (Circulaire 2020/C/100) en zal gelden tot na het verplichte thuiswerk. Hieronder bespreken we kort de belangrijkste punten.

Wat wordt vergoed?

De circulaire behandelt de gevolgen van de inkomstenbelastingen voor de telewerkende werknemer van:

  • De terugbetaling van de door de werknemer gedragen kantoorkosten, kosten voor kantoormeubilair/informaticamateriaal en kosten voor professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en abonnement, privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm, en printer/scanner zonder privécomputer.

  • De terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal.

Wie krijgt een vergoeding/goederen?

“Dankzij de nieuwe fiscale circulaire (Circulaire 2021/C/20) kan een werkgever bepaalde vergoedingen/goederen vrij van inkomstenbelastingen aanbieden aan telewerkende werknemers.

De circulaire geldt enkel voor werknemers/ambtenaren die telewerken. Het thuiswerk moet in de privésfeer van de werknemer gebeurden op normale werkdagen (dus niet ’s avonds of in het weekend).

De circulaire is niet van toepassing op bedrijfsleiders (artikel 32 WIB en fiche 281.20), buitenlandse kaderleden en werknemers die onder bijzondere regimes vallen (‘salary split’/gesplitste bezoldiging). Wel kan voor deze belastingplichten een fiscale ruling worden aangevraagd bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB).

Enkele nieuwe aandachtspunten in de circulaire 2021/C/20

Forfaitaire terugbetaling voor kantoorkosten

Regelmatig en structureel thuiswerken

De kantoorkosten mogen vergoed worden van zodra er regelmatig en structureel wordt thuisgewerkt, wat gelijk staat aan 1 werkdag per week. Dit moet op maandbasis beoordeeld worden.

Indien er niet structureel wordt thuisgewerkt, zal de werkgever moeten aantonen dat de vergoeding kosten dekt die hem eigen zijn, ook daadwerkelijk daar aan besteed wordt en, indien deze forfaitair worden toegekend, het bedrag vastgesteld is op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen en de werkelijkheid. Een fiscale ruling bij de DVB kan hier rechtszekerheid bieden.

Differentiatie van het toegekende bedrag

Op basis van personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden kan een onderscheid gemaakt worden in de toegekende kantoorvergoeding.

Voorbeelden van kantoorkosten

De circulaire bevat een niet-exhaustieve lijst van kosten die gedekt zijn door het forfaitair bedrag (zie tabel hieronder voor het bedrag):

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);

  • printer- en computermateriaal (niet de printer en computer zelf, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);

  • kantoorbenodigdheden (zoals mappen, cursusblokken, balpen);

  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;

  • onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en koffie, water en versnaperingen.

Terugbetaling van kosten voor kantoormeubilair/informaticamateriaal

De fiscale administratie aanvaardt naast de forfaitaire kantoorkostvergoeding ook de tussenkomst van de werkgever in de door de werknemer gefinancierde aankoop van volgend kantoormeubilair/informaticamateriaal (beperkende opsomming):

  • bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp;

  • een tweede computerbeeldscherm;

  • printer/scanner;

  • toetsenbord;

  • muis, voetmuis, trackpad of trackball;

  • hoofdtelefoon;

  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Ergonomisch materiaal kan in aanmerking komen als de werkgever dit type materiaal ook in normale omstandigheden aanbiedt op de werkvloer. In dat geval moet:

  • bewijsstukken van de aankoop ter beschikking gehouden worden;

  • de noodzaak van de investeringen om de beroepsactiviteit op normale wijze thuis uit te oefenen kunnen worden aangetoond.

Daarnaast mag de investering niet onredelijk zijn, noch van persoonlijke aard zijn. De terugbetaling mag éénmalig of gespreid gebeuren gedurende de geschatte normale gebruiksduur van 10 en 3 jaar.

Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal

De fiscale administratie aanvaardt eveneens dat de goederen die de werkgever ter beschikking stelt, zoals opgesomd hierboven, noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit normaal te kunnen uitvoeren. Dat geeft geen aanleiding tot het belasten van een voordeel alle aard zolang het de behoeften van het thuiswerk niet op onredelijke wijze overstijgt, noch invloed heeft op de terugbetaling van de kantoorkost.

Indien het echter een pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon, vast of mobiel telefoonabonnement betreft, zal hierop wel (zoals voorheen) een voordeel alle aard worden aangerekend:

Ter beschikking gesteld door de werkgever: Waardering voordeel alle aard voor privégebruik (RSZ en fiscus):
PC 6 EUR/maand of 72 EUR/jaar
Tablet, gsm, smartphone 3 EUR/maand of 36 EUR/jaar
Telefoonabonnement 4 EUR/maand of 48 EUR/jaar
Internetverbinding (vast of mobiel) 5 EUR/maand of 60 EUR/jaar

Ook als de werknemer na afloop van de beroepsactiviteit of het thuiswerk het materiaal mag houden, dient er een belastbaar voordeel van alle aard aangerekend te worden voor de reële restwaarde van de investering.

Soort kost (cumul mogelijk) Maximum bedrag
Terugbetaling kantoorkost 129,48 EUR/maand (verhoging tijdens maanden april/mei/jun 2021i: 144,31 EUR/maand) – indexatie volgt deze van de RSZ
Terugbetaling van kosten voor professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en abonnement 20 EUR/maand
Terugbetaling van kosten voor professioneel gebruik van
  • Privécomputer en randapparatuur OF
20 EUR/maand OF
  • eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer
5 EUR/maand per item met een maximum van 10 EUR/maand

Uiteraard blijft het altijd mogelijk om niet met forfaits te werken en de werkelijke waarde van de gemaakte kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken.

Meer informatie over de oorspronkelijke regeling?

Zie ons artikel “Telewerken door de juridische, fiscale en ‘change’ bril” uit To The Point 02/2020, of neem contact op met onze Tax-experten via tax@bdo.be.