Auteur: Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax<\/p>\n
V<\/em>anaf 1 maart 2021 is de nieuwe fiscale circulaire (Circulaire 2021\/C\/20), in overleg met de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid, van kracht voor thuiswerksituaties sinds 1 januari 2020. Op basis van deze circulaire kan een werkgever bepaalde vergoedingen\/goederen vrij van inkomstenbelastingen aanbieden aan telewerkende werknemers. Deze circulaire vervangt de eerste circulaire over thuiswerkvergoedingen van 14 juli 2020 (Circulaire 2020\/C\/100) en zal gelden tot na het verplichte thuiswerk. Hieronder bespreken we kort de belangrijkste punten.<\/em><\/p>\n<\/div> De circulaire behandelt de gevolgen van de inkomstenbelastingen voor de telewerkende werknemer van:<\/p>\n<\/div> De terugbetaling van de door de werknemer gedragen kantoorkosten, kosten voor kantoormeubilair\/informaticamateriaal en kosten voor professioneel gebruik van een priv\u00e9-internetaansluiting en abonnement, priv\u00e9computer, eigen tweede computerbeeldscherm, en printer\/scanner zonder priv\u00e9computer.<\/p>\n<\/div><\/li> De terbeschikkingstelling van kantoormeubilair\/informaticamateriaal.<\/p>\n<\/div><\/li><\/ul> \u201cDankzij de nieuwe fiscale circulaire (Circulaire 2021\/C\/20) kan een werkgever bepaalde vergoedingen\/goederen vrij van inkomstenbelastingen aanbieden aan telewerkende werknemers.<\/em>\u201d<\/p>\n<\/div> De circulaire geldt enkel voor werknemers\/ambtenaren die telewerken. Het thuiswerk moet in de priv\u00e9sfeer van de werknemer gebeurden op normale werkdagen (dus niet \u2019s avonds of in het weekend).<\/p>\n De circulaire is niet van toepassing op bedrijfsleiders (artikel 32 WIB en fiche 281.20), buitenlandse kaderleden en werknemers die onder bijzondere regimes vallen (\u2018salary split\u2019\/gesplitste bezoldiging). Wel kan voor deze belastingplichten een fiscale ruling worden aangevraagd bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB).<\/p>\n<\/div> Regelmatig en structureel thuiswerken<\/strong><\/p>\n De kantoorkosten mogen vergoed worden van zodra er regelmatig en structureel wordt thuisgewerkt, wat gelijk staat aan 1 werkdag per week. Dit moet op maandbasis beoordeeld worden.<\/p>\n Indien er niet structureel wordt thuisgewerkt, zal de werkgever moeten aantonen dat de vergoeding kosten dekt die hem eigen zijn, ook daadwerkelijk daar aan besteed wordt en, indien deze forfaitair worden toegekend, het bedrag vastgesteld is op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen en de werkelijkheid. Een fiscale ruling bij de DVB kan hier rechtszekerheid bieden.<\/p>\n<\/div> Differentiatie van het toegekende bedrag<\/strong><\/p>\n Op basis van personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden kan een onderscheid gemaakt worden in de toegekende kantoorvergoeding.<\/p>\n Voorbeelden van kantoorkosten<\/strong><\/p>\n De circulaire bevat een niet-exhaustieve lijst van kosten die gedekt zijn door het forfaitair bedrag (zie tabel hieronder voor het bedrag<\/em>):<\/p>\n<\/div> gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);<\/p>\n<\/div><\/li> printer- en computermateriaal (niet de printer en computer zelf, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,\u2026);<\/p>\n<\/div><\/li> kantoorbenodigdheden (zoals mappen, cursusblokken, balpen);<\/p>\n<\/div><\/li> nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;<\/p>\n<\/div><\/li> onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en koffie, water en versnaperingen.<\/p>\n<\/div><\/li><\/ul> Terugbetaling van kosten voor kantoormeubilair\/informaticamateriaal<\/strong><\/p>\n De fiscale administratie aanvaardt naast de forfaitaire kantoorkostvergoeding ook de tussenkomst van de werkgever in de door de werknemer gefinancierde aankoop van volgend kantoormeubilair\/informaticamateriaal (beperkende opsomming):<\/p>\n<\/div> bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp;<\/p>\n<\/div><\/li> een tweede computerbeeldscherm;<\/p>\n<\/div><\/li> printer\/scanner;<\/p>\n<\/div><\/li> toetsenbord;<\/p>\n<\/div><\/li> muis, voetmuis, trackpad of trackball;<\/p>\n<\/div><\/li> hoofdtelefoon;<\/p>\n<\/div><\/li> specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.<\/p>\n<\/div><\/li><\/ul> Ergonomisch materiaal kan in aanmerking komen als de werkgever dit type materiaal ook in normale omstandigheden aanbiedt op de werkvloer. In dat geval moet:<\/p>\n<\/div> bewijsstukken van de aankoop ter beschikking gehouden worden;<\/p>\n<\/div><\/li> de noodzaak van de investeringen om de beroepsactiviteit op normale wijze thuis uit te oefenen kunnen worden aangetoond.<\/p>\n<\/div><\/li><\/ul> Daarnaast mag de investering niet onredelijk zijn, noch van persoonlijke aard zijn. De terugbetaling mag \u00e9\u00e9nmalig of gespreid gebeuren gedurende de geschatte normale gebruiksduur van 10 en 3 jaar.<\/p>\n Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair\/informaticamateriaal<\/strong><\/p>\n De fiscale administratie aanvaardt eveneens dat de goederen die de werkgever ter beschikking stelt, zoals opgesomd hierboven, noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit normaal te kunnen uitvoeren. Dat geeft geen aanleiding tot het belasten van een voordeel alle aard zolang het de behoeften van het thuiswerk niet op onredelijke wijze overstijgt, noch invloed heeft op de terugbetaling van de kantoorkost.<\/p>\n Indien het echter een pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon, vast of mobiel telefoonabonnement betreft, zal hierop wel (zoals voorheen) een voordeel alle aard worden aangerekend:<\/p>\n<\/div>\nWat wordt vergoed?<\/h2><\/div>
Wie krijgt een vergoeding\/goederen?<\/h2><\/div>
Enkele nieuwe aandachtspunten in de circulaire 2021\/C\/20<\/h2><\/div>
Forfaitaire terugbetaling voor kantoorkosten<\/h3><\/div>