Assessment

Quickscan – Hybride werken

"*" geeft vereiste velden aan

Stap 1 van 7

14%

Hallo, mijn naam is Geert Volders.

Ik zal je begeleiden doorheen de vragen. Wat is jouw naam?

Naam*

Voornaam Naam

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Language

Aangename kennismaking !

Voor we starten met het assessment heb ik nog enkele gegevens over jouw organisatie nodig.

Bedrijf*

Wat is de naam van jouw organisatie of bedrijf?

Functie*

Wat is jouw functie?

Aantal medewerkers*

Hoeveel mensen werken er in jouw organisatie?

1 tot 49

50 tot 199

200 tot 499

500 tot 1999

2000 tot 4999

Meer dan 5000

Sector*

Welke categorie beschrijft de sector waarin de organisatie actief is?

Bank, verzekeringen, post, telecom

Bouw

Chemie, metaal

Consultancy en andere diensten aan bedrijven

Energie, water

Evenementenbureaus, audiovisuele- en filmsector

Gezondheidsdiensten en -instellingen

Grafische, papier en kartonindustrie

Handel, verhuur

Horeca en toerisme

Hout- en meubelindustrie

HR- en uitzendbureaus

Industrie (algemeen)

Informaticadiensten en -bedrijven

Land-, tuin- en bosbouw, visserij

Onderwijs

Overheid en openbare besturen

Sociale economie

Socio-culturele sector, sport, jeugdwerk,…

Textiel, kleding

Transport, logistiek

Vastgoed en facility diensten

Voeding, tabak

Bedankt ,

Ik heb nu alle basis informatie die ik nodig heb.
Laten we verder gaan met het eerste onderdeel van de quickscan.

Is het aantal dagen structureel telewerk vastgelegd of zijn ze flexibel?*

In mijn organisatie is geen telewerk mogelijk.

Er is een maximaal aantal dagen telewerk per week afgesproken in de hele organisatie.

Het aantal dagen telewerk wordt niet specifiek vastgelegd, maar wordt bepaald door de noden van het team/het individu.

Het aantal dagen telewerk wordt op regelmatige basis (minstens om de drie maanden) in vraag gesteld en herzien in functie van de noden van de organisatie en het team (= continu verbeteren).

Op welk niveau binnen je organisatie worden de regels voor telewerk vastgelegd?*

De regels worden strikt bepaald op centraal organisatieniveau onder de vorm van een policy.

De regels worden bepaald op organisatieniveau, maar de invulling ervan gebeurt op teamniveau.

De regels zijn eerder richtlijnen. Die worden bepaald op team- of departementsniveau.

De regels met betrekking tot telewerk worden op regelmatige basis (minstens om de drie maanden) in vraag gesteld en herzien in functie van de noden van de organisatie en het team (= continue verbeteren).

Als je je week inplant, kies je dan je werkplek in functie van je taak of overleg?*

Daarover moeten we niet nadenken, er wordt elke dag vanuit dezelfde werkplek gewerkt.

Doorgaans wordt vanuit dezelfde werkplek gewerkt. Occasioneel wordt er elders gewerkt (omwille van samenwerking met een ander team/omwille van specifieke meetings).

Ik kies mijn werkplek afhankelijk van de uit te voeren activiteiten. Ik pas mijn agenda aan zodat activiteiten die eenzelfde werkplek vereisen op één dag worden gegroepeerd.

Ik werk helemaal ‘activity-based’ (activiteitgerelateerd), dus in functie van de uit te voeren taak en met wie. Dat wordt regelmatig geëvalueerd, bijgestuurd en herzien in samenspraak met de andere teams.

Welke managementcultuur heerst er in jouw organisatie?*

De operationele aansturing van ons werk gebeurt op dagelijkse basis door de manager.

De operationele aansturing van ons werk gebeurt wekelijks of maandelijks door de manager. We moeten ons dagelijks werk zelf organiseren.

De operationele aansturing van ons werk wordt door het team gewaarborgd, met de occasionele aanwezigheid van de manager als coach.

De operationele aansturing van ons werk wordt door het team gewaarborgd. De hiërarchie komt enkel tussen als het team het nodig acht of bij conflicten. Alle operationele taken en handelingen evenals vakantie en back-ups worden door mijn team zelf georganiseerd - zelfsturend of een bepaalde vorm van zelfsturing.

Word je gestuurd op aanwezigheid of word je geëvalueerd op je behaalde resultaat?*

Klassiek leiderschap op aanwezigheid.

Leiderschap op aanwezigheid is de hoofdtoon. Projecten worden geëvalueerd op te behalen resultaten.

De evaluatie gebeurt deels op basis van aanwezigheid en deels op basis van te behalen resultaten.

Medewerkers worden 100% geëvalueerd op te behalen resultaten, wanneer je werkt en waar je werkt is voor mijn manager om het even.

Heb je loopbaangesprekken met je leidinggevende?*

Loopbaangesprekken gebeuren niet bij ons en mijn leidinggevende kijkt vooral naar de uit te voeren taken en mijn tijdsbesteding.

Loopbaangesprekken worden enkel met mijn HR-collega gevoerd en de leidinggevende kijkt vooral naar de uit te voeren taken en onze tijdsbesteding en mijn realisaties.

Halfjaarlijks of jaarlijks zijn er gesprekken rond mijn functioneren en de loopbaanopportuniteiten en loopbaanmogelijkheden binnen de organisatie of de afdeling en er is ruimte om je talenten te ontwikkelen en te experimenteren.

Als medewerker worden er loopbaanvaardigheden aangeleerd en krijg je voldoende ruimte om je talenten te benutten en te experimenteren. Als medewerker krijg je ook regelmatig inzicht in opportuniteiten binnen de organisatie of binnen de sector.

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Behaviour Score

Bricks

Hoe ziet jouw werkomgeving eruit?

Word je verwacht om 9-to-5 op kantoor aanwezig te zijn of heb je de flexibiliteit om te werken waar je wilt?*

Er wordt bij ons gewerkt vanuit het centraal kantoor en de verwachting is om te werken tijdens de stamuren (bij voorbeeld van 9.00 u. > 17.00 u.)

Er wordt bij ons gewerkt vanuit het centraal kantoor of van thuis uit. Er kan eventueel worden gewerkt vanuit satellietkantoren.

Er wordt bij ons gewerkt waar we willen, met inachtname van de vigerende procedures en veiligheidsregels: centraal kantoor, thuis, satellietkantoren, deelwerkplekken (‘coworking spaces’), op het openbaar vervoer.

Als medewerker of leidinggevende heb je de volledige vrijheid om te werken waar en wanneer je wilt. De werking wordt in gestructureerd overleg regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd (cfr. veiligheid/GDPR): centraal kantoor, thuis, satellietkantoren, ‘coworking spaces’, openbaar vervoer, buitenland.

Hoe flexibel worden bureaus en werkplekken gebruikt?*

Elke medewerker of leidinggevende heeft zijn/haar eigen bureau. Ieder departement heeft eigen specifieke vergaderruimtes en werkbubbels.

Bepaalde teams maken gebruik van gedeelde bureaus (flexdesk). Andere medewerkers hebben hun eigen bureau.

Bij ons is het flexibel, bureaus/vergaderruimtes worden gedeeld door alle medewerkers (flexdesk of dynamische werkplekken). Soms delen we ook werkplekken of gedeelde ruimtes met andere organisaties of klanten.

We werken volledig flexibel, ik heb geen vaste werkplek. Die flexibiliteit wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast aan onze veranderende noden (bv. geluid, ontwikkeling van ontspanningsruimtes, bibliotheek, … ).

Zijn de beschikbare werkplekken aangepast aan jouw behoeftes?*

Het kantoor is klassiek ingericht: bureaus, vergaderzalen en open ruimtes; dit werd beslist door de directie.

Het kantoor is klassiek ingericht, maar uitgebreid met enkele bubbels. De ruimtes zijn echter nog niet volledig aangepast aan de activiteiten van onze medewerkers.

Onze werkplekken zijn ingericht op basis van onze activiteiten en noden: creatieve ruimtes, concentratiezones, cafetaria en connectieruimten, bubbels voor confidentiële gesprekken, … We hebben ook toffe ruimtes, zoals salons, een bar, een werkcafé, een brainstormhoek en een bib.

Onze kantoorinrichting groeit mee met de veranderende activiteiten van de medewerkers en producten/services van de organisatie. Die optimalisatie kan soms leiden tot extern gebruik van meetingcenters waardoor de eigen ruimte wordt ingeperkt.

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Bricks Score

Bytes

Laat jullie ICT-omgeving het toe om hybride te werken?

Ben je volledig uitgerust om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken (laptop, gsm of Skypephone …)?*

De meeste medewerkers bij ons hebben geen laptop of gsm. Op kantoor zijn vaste computers en telefoons ter beschikking voor de meeste medewerkers.

De uitrusting van de medewerker is bij ons afhankelijk van de functie die de medewerker heeft. Medewerkers die een laptop en/of gsm nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie, krijgen die ook.

We hebben allemaal de nodige basisuitrusting binnen de organisatie, zoals een gsm en laptop.

Elke medewerker beschikt over een comfortabele uitrusting om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken. Ook onze thuisomgeving is uitgerust om optimaal productief te zijn (bv. internet(vergoeding) thuis, …).

Hoe worden informatie en documenten gedeeld binnen je organisatie in tijden van hybride werken?*

Informatie wordt individueel bijgehouden (bv. eigen harde schijf, eigen mailbox, eigen papier, …).

Informatie wordt deels gedeeld, deels individueel bijgehouden. Al onze laptops hebben een digitale back-up en we hebben ook gedeelde folders of SharePoints waar we documenten opslaan.

Informatie wordt volledig open (maar beveiligd) gedeeld tussen alle medewerkers (die er baat bij hebben). Confidentiële informatie wordt (vanzelfsprekend) afgeschermd. En er is een basis documentmanagementsysteem.

Informatie wordt volledig open gedeeld volgens bepaalde rechten in een tijd- en plaatsonafhankelijk documentmanagementsysteem met bijbehorende archivering (GDPR).

Welke communicatiemiddelen worden gebruikt om de teamwerking te garanderen?*

Er is een wildgroei aan communicatiemiddelen zonder duidelijkheid en structuur.

De communicatiemiddelen en -regels worden bepaald op team- of departemensniveau.

Voor de belangrijkste communicatiekanalen zijn er algemene regels en afspraken opgesteld. Maar ieder team heeft daarnaast nog zijn eigen kanalen.

Er is een communicatiecharter aanwezig in de organisatie waarin de verschillende doeleinden per communicatiemiddel worden beschreven. Er zijn duidelijke regels over GDPR en bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Werkt jouw organisatie volledig papierloos inzake informatie-, kennis- en documentatieuitwisseling?*

Alle informatie is beschikbaar op papier en in mappen of compactus (archief in rolkasten). Poststukken komen nog binnen op papier en veel facturen zijn nog op papier.

De informatie wordt deels online, deels op papier bijgehouden of dubbel bijgehouden (online én op papier).

Alle informatie is online beschikbaar. De poststukken worden bij het binnenkomen gescand en er gaan geen papieren stukken meer buiten. Intern wordt er geen papier meer gebruikt. Alle informatie wordt opgeslagen in een extern archief en digitaal in een documentmanagementsysteem.

Alle informatie is online beschikbaar. De nodige informatie kan om het even wanneer en vanuit elke plaats worden geraadpleegd. Alle informatie en documentatie wordt regelmatig gecontroleerd op GDPR-compliance en de archieven worden regelmatig bijgewerkt.

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Bytes Score

Business

En als laatste onderdeel: zijn de bedrijfsprocessen ook afgestemd op het hybride werken?

Hoe worden verbondenheid en spontane contacten tussen de teams gegarandeerd?*

Er is enkel onderlinge verbondenheid als de medewerkers zich op de werkvloer bevinden. Geen structurele oplossingen om de contacten tussen de teams te bevorderen bij thuiswerk of hybride werken.

Er zijn occasioneel connectiviteitsafspraken vastgelegd in de organisatie, bijvoorbeeld om projectmatig met verschillende teams samen te werken.

Er zijn connectiviteitsafspraken vastgelegd bij een groter aantal teams in de organisatie rond innovatie en andere vormen van spontane samenwerking.

Er zijn structurele herzieningsmomenten of parameters vastgelegd om de connectiviteitsafspraken te verbeteren of te verfijnen, bij te sturen of doelmatiger te maken.

Hoe werd de manier van vergaderen efficiënter gemaakt in tijden van hybride werken?*

Vergaderingen worden ad hoc en afhankelijk van de noden ingepland.

Er is in onze organisatie een bestaande vergaderstructuur, maar die werd niet in vraag gesteld bij de invoering van hybride werken.

De belangrijke meetings werden bij ons geëvalueerd, herzien en aangepast in functie van hybride werken.

De volledige manier van vergaderen en beslissingen nemen is bij ons geëvalueerd en herzien in functie van efficiënt en doelmatig hybride werken (aantal deelnemers, deelnemers, (in)formaliteit, format, …).

Zijn de processen zowel intern als die met de buitenwereld aangepast aan het hybride werken?*

De processen zijn niet compatibel met hybride werken. De meeste operationele en ondersteunende processen in onze organisatie vragen fysieke aanwezigheid op kantoor.

Een deel van onze processen (onze werking) is compatibel met hybride werken. Echter niet alle processen werken even vlot en we moesten tijdelijke oplossingen uitwerken om de werking te garanderen.

De cruciale processen om onze vlotte en feilloze werking te garanderen, zijn volledig aangepast aan het hybride werken.

Alle processen zijn herwerkt en ondersteunen het hybride werken en worden regelmatig getoetst aan de veranderende verwachtingen van onze interne noden evenals aan de werking van klanten en leveranciers.

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Business Score

Dit veld is verborgen bij het bekijken van het formulier

Overall Score

Prima werk !

Ik bereken jouw scores en bezorg je zodadelijk het resultaat. Naar welk e-mailadres mag ik het rapport sturen?

E-mail*

Gelieve een geldig e-mailadres in te vullen zodat we jou de resultaten kunnen bezorgen.

Telefoon*

Gelieve jouw telefoonnummer ook door te geven.

Mogen we jou toevoegen aan onze mailing list? Je kan je toestemming op elk moment wijzigen.

Ja, informeer me over events en diensten van BDO België. Privacyverklaring