La comptabilité, c’est bien plus que le traitement administratif de la TVA et l’établissement du bilan. Nos experts consacrent l’essentiel de leur temps et de leur savoir-faire à l’optimisation, l’automatisation et la simplification des processus administratifs de leurs clients… et des clients de leurs clients. La fintech polonaise Vodeno et sa banque numérique Aion proposent aux PME une comptabilité et des opérations bancaires accessibles sur une plateforme en ligne unique. C’est BDO qui s’est chargé du volet comptabilité.

Auteur : Joyce Martens, Partner BDO Accountancy

Tout a commencé quand Vodeno cherchait un partenaire pour s’occuper de sa comptabilité et que la fintech a créé Aion, une banque numérique innovante aux allures de Netflix bancaire. « En plus des produits classiques, la banque numérique souhaitait proposer à ses clients des services & solutions de comptabilité via une application unique », explique Joyce Martens, Partner chez BDO Accountancy.

« Aion ne voulait pas se contenter d’être une application bancaire de plus », poursuit Magdalena Wasilewska, Product Owner & Project Manager au sein de la banque numérique. « Les entrepreneurs utilisent différents systèmes, applications et produits pour gérer leur entreprise. Cette gestion nécessite une grande consommation de papier. Pourquoi ne pas intégrer tous ces outils dans une seule application disponible partout ? » BusinessMax était née. Cette suite d’outils comptables permet à chaque entrepreneur de gérer sa comptabilité et ses processus administratifs en toute facilité. « De la création, de la numérisation et du paiement des factures jusqu’au téléchargement de fichiers (compatibles avec les trois logiciels comptables les plus courants) en passant par le contrôle de l’estimation de la TVA : BusinessMax s’occupe de tout ! Elle propose aussi un service perfectionné de comptabilité en ligne dénommé « My Accountant powered by BDO », qui centralise tous les documents pertinents. »

« Tout est intégré, automatique, tellement simple et intuitif. » – Magdalena Wasilewska, Product Owner & Project Manager Aion

Une étude de marché a montré qu’une PME ne pouvait pas fonctionner sans compte bancaire professionnel ni logiciel comptable. Pourquoi ne pas associer les deux ? Car que désire le plus un comptable en charge de petites PME ? « Que tous les processus soient rationalisés et numérisés », sourit Joyce Martens. « Tout à fait possible, à condition d’encourager les dirigeants à numériser leurs factures, lier leur comptabilité à leur compte bancaire Aion et envoyer automatiquement les paiements à partir de leurs factures numériques. »

Pour Magdalena Wasilewska, Aion se devait d’apporter une solution financièrement abordable et nécessitant le moins d’efforts possible. « Nous voulions que nos clients prennent conscience que leur comptabilité n’avait jamais été aussi simple. » Bingo ! Grâce à l’intégration poussée des opérations bancaires et comptables, les dirigeants d’entreprise ne doivent plus se soucier des délais de paiement, d’éventuels arriérés ni des provisions fiscales. « Tout est intégré, automatique, tellement simple et intuitif. »

Joyce Martens est convaincue que ce caractère intuitif n’a été rendu possible qu’en poussant l’automatisation à un niveau supérieur. « C’est pourquoi nous avons établi – en collaboration avec le département IT de BDO – un lien entre les données comptables disponibles chez Aion et notre propre logiciel comptable, ce qui augmente la confiance et le confort client. C’est en effet nous qui contrôlons en première ligne l’application correcte des règles comptables et de TVA belges. »

Dans la mesure où les souhaits de BDO Accountancy et d’Aion correspondaient parfaitement, la collaboration a dépassé la relation classique client-fournisseur. Elle s’est même transformée en partenariat solide dont l’objectif commun est d’offrir un service optimal aux petites PME.

« Dès le premier entretien exploratoire avec Vodeno, le ton était donné », se souvient Joyce Martens. « Notre proposition de gestion de la comptabilité avait à peine été envoyée à Vodeno que l’entreprise me demandait de participer à la réflexion et au déploiement d’un service bancaire et d’expertise comptable intégré. La rencontre initiale avait visiblement convaincu Vodeno et jeté les bases d’une collaboration intense. »

Plus le projet avançait, plus l’esprit d’innovation et l’échange mutuel de savoir-faire se développaient. « Les contacts entre la Belgique et la Pologne se multipliaient, à tel point que Vodeno a fini par louer un bureau à Bruxelles pour organiser des ateliers pratiques avec nos experts respectifs. Le groupe cible visé par Vodeno, les exigences précises auxquelles la solution comptable devait satisfaire, la manière dont l’intégration sur la plateforme bancaire devait être développée : tout est devenu très clair. » Après une année de préparation minutieuse, de réflexion et de finalisation, « My Accountant powered by BDO » était disponible pour les clients Aion.

Quelles sont les prochaines étapes ? Magdalena Wasilewska : « Maintenant que la plateforme a atteint sa vitesse de croisière, nous devons développer de nouveaux outils pour répondre aux besoins de nos clients. Actuellement, nous travaillons sur une solution qui permet de transférer automatiquement toutes les dépenses depuis la boîte mail vers l’application comptable. Elles y sont numérisées et enregistrées. Le client peut donc visualiser toutes ses dépenses en un clin d’œil, sans effort supplémentaire. » Une fois cette application déployée, ce sera au tour du reporting d’être optimalisé. « Des rapports de gestion transparents et les applications graphiques correspondantes doivent aider les PME à analyser et planifier avec précision leurs ventes, coûts et bénéfices. »

Plus d’infos à propos de nos solutions et services comptables ? Besoin d’aide pour analyser votre situation ? Contactez les experts de notre équipe Accountancy : accountancy@bdo.be.