Prêts à protéger les lanceurs d’alerte ?

Système de signalement obligatoire d’ici fin 2021

Notre pays doit transposer en droit national la directive européenne relative aux lanceurs d’alerte d’ici la fin de l’année. Cette directive régit la manière dont les entreprises et les autorités publiques peuvent signaler les violations de certains règlements de l’UE et protéger l’auteur du signalement ou le lanceur d’alerte. Tout signalement doit satisfaire à des conditions spécifiques qui ne laissent aucune place à l’improvisation. Analyse.

Jean-François Bernard, Partner BDO Forensic & Litigation Support

Le Parlement européen a adopté en date du 23/10/2019 la directive 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union. La Belgique doit transposer la directive en droit national au plus tard le 17/12/2021. Dès cette date, les nouvelles règles s’appliqueront à toute entité juridique des autorités publiques ou organisations soumises au droit européen, ainsi qu’à toutes les entreprises privées comprenant au moins 250 collaborateurs. Les entreprises employant de 50 à 249 collaborateurs bénéficient d’un délai de 2 ans supplémentaires pour se conformer à la nouvelle législation.

Que dit la directive ?

Les organisations concernées (entreprises ou autorités publiques) ont l’obligation de mettre en place un système de signalement. Cela signifie concrètement qu’elles doivent établir des procédures et canaux de communication internes spécifiques pour le signalement de violations, et veiller au traitement correct et anonyme de ces signalements.

La directive prévoit également que l’autorité compétente (à savoir l’État belge) est obligée de mettre en place un canal de signalement externe auquel le lanceur d’alerte peut faire appel, à défaut de procédure interne. Dans cette hypothèse, l’organisation concernée n’a évidemment plus de contrôle sur les informations cruciales partagées.

Le lanceur d’alerte qui révèle la fraude en s’adressant à la presse, par exemple, n’est pas protégé. À moins qu’il n’ait préalablement signalé la fraude par un canal approprié mais n’ait pas obtenu de réponse adéquate dans le délai de 3 mois officiellement fixé.

Avec la mise en place d’un système de signalement, vous affirmez clairement qu’un comportement illégal ou contraire à l'éthique n’est pas toléré.

Le lanceur d’alerte qui révèle la fraude en s’adressant à la presse, par exemple, n’est pas protégé. À moins qu’il n’ait préalablement signalé la fraude par un canal approprié mais n’ait pas obtenu de réponse adéquate dans le délai de 3 mois officiellement fixé.

Autres obligations prévues par la directive :

  • L’identité du lanceur d’alerte doit être protégée.

  • L’auteur du signalement doit recevoir un accusé de réception dans les 7 jours ouvrables et être informé dans un délai de 3 mois maximum des suites qui seront données à son signalement.

Le non-respect de ces obligations peut être sanctionné. Comment ? L’Europe laisse chaque État membre décider. Au moment de la publication de cet article, la Belgique n’a encore rien communiqué à ce sujet.

Qu’est-ce qu’un lanceur d’alerte ?

Les lanceurs d’alerte sont des personnes qui disposent d’informations concernant des infractions ou fraudes commises dans un contexte professionnel, et qui souhaitent les signaler dans l’intérêt de l’entreprise et de la société afin d’empêcher d’autres préjudices. La protection actuelle des lanceurs d’alerte laisse à désirer. Seuls 10 pays de l’UE ont adopté une loi globale visant à les protéger. Notre pays n’en fait pas (encore) partie. À l’échelle de l’UE, une législation instaurant des mesures de protection à l’égard des lanceurs d’alerte n’est en vigueur que dans un nombre très limité de secteurs (principalement celui des services financiers).

Que peut-on signaler ?

La directive met l’accent sur les violations aux règlements de l’UE. Citons par exemple les règles relatives au blanchiment d’argent, aux marchés publics, à la protection de l’environnement, à la santé publique, aux consommateurs ou à la vie privée. De nombreuses entreprises élargissent toutefois le champ d’application et intègrent dans leur règlement interne les signalements de fraudes ou de comportements contraires à l’éthique.

Notre étude de 2019 consacrée à la fraude montrait que 21% des entreprises interrogées avaient été victimes de fraude au cours des 5 dernières années et subi un préjudice moyen d’environ 200.000 euros. Interrogées sur la façon dont la fraude avait été découverte, la majorité d’entre elles répondaient qu’elle était le plus souvent mise au jour par déclaration ou signalement.

Avec l’introduction d’un code de conduite et d’une ligne d’appels dédiée, les dirigeants d’entreprise donnent le signal clair qu’un comportement illégal ou contraire à l’éthique ne sera pas toléré. Dans le même temps, ils protègent l’intérêt de leur entreprise ou tentent de limiter les pertes financières en cas de fraude.

Quels canaux de signalement ?

Les canaux de signalement peuvent adopter différentes formes. Il peut s’agir d’un collaborateur ou d’un service interne qui reçoit les signalements oralement ou par écrit. Ou plus sophistiqué, d’une ligne d’appels, service de messagerie vocale ou plateforme web. Dans tous les cas, les canaux doivent garantir à l’auteur du signalement et à tout tiers mentionné la confidentialité de leur identité. Seules les personnes autorisées ont accès aux signalements.

« Le déploiement d’un système de signalement conforme nécessite souvent plusieurs mois de travail. »

La désignation d’une personne ou d’un service interne présente l’inconvénient d’empêcher l’anonymat complet du lanceur d’alerte, ce qui a pour corollaire de compliquer la divulgation du contenu du signalement et d’imposer un suivi particulièrement attentif à l’accès à l’information. Grâce aux canaux plus sophistiqués, l’anonymat de la communication du lanceur d’alerte est garantie. Il reçoit en effet un numéro de dossier et un mot de passe lors du premier signalement, ce qui lui permet ensuite de se connecter en toute confidentialité à la plateforme externe pour suivre le traitement de son signalement.

La directive stipule qu’en cas de signalement, l’organisation peut avertir ses travailleurs ou informer d’autres parties prenantes (clients, fournisseurs, actionnaires…).

Gérer en interne ou sous-traiter ?

Vous pouvez mettre en place et gérer le système de signalement vous-même ou le sous-traiter à un prestataire extérieur. La sous-traitance présente plusieurs avantages :

  • Vous recevez un outil qui garantit un suivi correct des signalements dans les délais imposés et le respect de la confidentialité des informations rapportées.

  • L’action de professionnels neutres au service du prestataire extérieur garantit un anonymat et un traitement renforcés.

  • La sous-traitance est souvent plus rentable. Vous évitez de vous charger de la formation des personnes qui officient en tant que point de contact et ne devez leur accorder du temps pour traiter le signalement. Sans compter qu’en cas de maladie ou d’absence, vous devriez prévoir un suppléant dûment formé. Et que faire si le point de contact est impliqué dans une affaire signalée ? Le prestataire extérieur vous ôte toutes ces épines potentielles hors du pied.

  • Un prestataire extérieur peut traiter un signalement dans différentes langues, ce qui est plus compliqué si le point de contact est un collaborateur interne.

  • Le contenu du signalement, associé aux personnes concernées (y compris le lanceur d’alerte), doit être archivé conformément aux règles du RGPD : un véritable travail de spécialiste.

Notre système de signalement conforme

Les experts de notre équipe Forensic & Litigation Support ont mis au point un système de signalement conforme qui présente e.a. les fonctionnalités suivantes :

  • Mise en place d’un ou plusieurs canaux de communication dans la(les) langue(s) utilisée(s) au sein de l’entreprise : plateforme web ou ligne téléphonique, par ex.

  • Politique de signalement standardisée, à adapter aux spécificités de l’organisation en matière d’informations à rapporter ou de point de contact, par ex.
  • Gestion des signalements disponible dans les langues utilisées couramment dans l’entreprise, grâce à notre Whistleblowing group mondial.
  • Présentation du système aux collaborateurs, conseil d’entreprise ou délégation syndicale, si vous le souhaitez.

Notre solution repose sur le principe « Vous ne payez que ce que vous utilisez ». Autrement dit, si une entreprise/organisation opte pour le système de signalement de BDO, elle ne paie que les prestations fournies.