Quelles nouvelles options exonérées d’impôts avez-vous en tant qu’employeur pour le remboursement des frais et la mise à disposition de biens à partir du 1er mars 2021 ?
Auteur : Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax
Établie en concertation avec l’Office national de sécurité sociale, la nouvelle circulaire fiscale (Circulaire 2021/C/20) est en vigueur depuis le 1er mars 2021 pour les situations de télétravail qui se sont produites à partir du 1er janvier 2020. Cette circulaire prévoit la possibilité, pour l’employeur, d’octroyer à ses travailleurs certain(e)s indemnités/biens exonéré(e)s d’impôts dans le cadre du télétravail. Elle remplace la première circulaire relative aux indemnités de télétravail du 14 juillet 2020 (Circulaire 2020/C/100) et restera d’application une fois que le télétravail ne sera plus obligatoire. Ci-dessous, nous abordons brièvement les principaux points.
Comment l’employeur peut-il intervenir ?
La circulaire traite des conséquences des deux interventions suivantes en matière d’impôts sur les revenus dans le chef du travailleur :
Qui peut bénéficier d’une indemnité/de biens ?
“La nouvelle circulaire prévoit la possibilité, pour l’employeur, d’octroyer à ses travailleurs certain(e)s indemnités/biens exonéré(e)s d’impôts dans le cadre du télétravail.”
Seuls les travailleurs/fonctionnaires qui effectuent du télétravail relèvent de l’application de cette circulaire. Le télétravail doit être organisé dans les locaux privés du travailleur pendant les jours de travail normaux (pas le soir ni le week-end).
La circulaire ne s’applique pas aux dirigeants d’entreprise (article 32 CIR et fiche 281.20), aux cadres étrangers et aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux (« salary split »/scission de la rémunération). Un ruling fiscal peut toutefois être demandé auprès du Service des Décisions Anticipées en matière fiscale (SDA).
Quelques nouveaux points d’attention dans la circulaire 2021/C/20
Remboursement forfaitaire de frais de bureau
Télétravail régulier et structurel
L’indemnité pour frais de bureau peut être octroyée dès que le télétravail est régulier et structurel, soit l’équivalent de 1 jour ouvrable par semaine. Cela doit être évalué sur une base mensuelle.
En cas de télétravail non structurel, l’employeur devra démontrer que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres, qu’elle a été effectivement consacrée à de tels frais et, si elle est accordée de manière forfaitaire, que le montant a été fixé selon des normes sérieuses et concordantes et qu’il correspond à la réalité. L’obtention d’un ruling fiscal auprès du SDA peut apporter une sécurité juridique à cet égard.
Différenciation du montant octroyé
Une différenciation peut être effectuée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait.
Exemples de frais de bureau
La circulaire contient une liste non exhaustive des frais couverts par le montant forfaitaire (voir tableau ci-dessous pour le montant) :
Remboursement des frais de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique
L’administration fiscale accepte également l’intervention de l’employeur dans l’achat du mobilier de bureau et/ou du matériel informatique suivant financé par le travailleur (liste non exhaustive) :
Le matériel ergonomique peut entrer en considération si l’employeur met également ce type de matériel à disposition dans des circonstances normales sur le lieu de travail. Le cas échéant, une double preuve doit être apportée :
En outre, l’investissement ne peut être déraisonnable ni de nature personnelle. Le remboursement peut se faire en une fois ou être réparti sur la durée d’utilisation normale estimée qui varie entre 10 et 3 ans.
Mise à disposition de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique
L’administration fiscale accepte également que la mise à disposition des biens énumérés ci-dessus par l’employeur soit nécessaire à l’exercice normal de l’activité professionnelle. Cette mise à disposition ne donne pas lieu à l’imposition d’un avantage de toute nature tant qu’elle ne dépasse pas de manière déraisonnable les besoins du télétravail et n’a pas d’influence sur le remboursement des frais de bureau.
Toutefois, s’il est question d’un PC, d’une tablette, d’une connexion internet, d’un téléphone mobile, ou d’un abonnement de téléphonie fixe ou mobile, un avantage de toute nature y sera imputé (comme auparavant) :
| Mise à disposition par l’employeur : | Évaluation de l’avantage de toute nature pour usage privé (ONSS et fisc) : |
|---|---|
| PC | 6 EUR/mois ou 72 EUR/an |
| Tablette, GSM, smartphone | 3 EUR/mois ou 36 EUR/an |
| Abonnement téléphone | 4 EUR/mois ou 48 EUR/an |
| Connexion internet (fixe ou mobile) | 5 EUR/mois ou 60 EUR/an |
Si le travailleur peut conserver le bien mis à disposition après la cessation de l’activité professionnelle ou du télétravail, un avantage de toute nature imposable doit également être imputé à concurrence de la valeur résiduelle réelle de l’investissement.
| Type de frais (cumul possible) | Montant maximum |
|---|---|
| Remboursement des frais de bureau | 129,48 EUR/mois (augmentation durant les mois d’avril, mai et juin 2021 : 144,31 EUR/mois) – l’indexation suit celle de l’ONSS |
| Remboursement des frais liés à l’utilisation professionnelle d’une connexion et d’un abonnement internet privés | 20 EUR/mois |
| Remboursement des frais liés à l’utilisation professionnelle | |
|
20 EUR/mois OU |
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5 EUR/mois par appareil avec un maximum de 10 EUR/mois |
Il reste bien entendu possible de rembourser la valeur réelle des frais engagés sur présentation de pièces justificatives.
Plus d'informations concernant le régime initial ?
Consultez notre article « Le télétravail sous l’angle juridique, fiscal et du changement » dans To The Point 02/2020 ou contactez nos experts en fiscalité via tax@bdo.be.
