Welke belastingvrije opties heeft een werkgever voor het vergoeden van onkosten en het ter beschikking stellen van goederen vanaf 1 maart 2021?
Auteur: Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax
Vanaf 1 maart 2021 is de nieuwe fiscale circulaire (Circulaire 2021/C/20), in overleg met de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid, van kracht voor thuiswerksituaties sinds 1 januari 2020. Op basis van deze circulaire kan een werkgever bepaalde vergoedingen/goederen vrij van inkomstenbelastingen aanbieden aan telewerkende werknemers. Deze circulaire vervangt de eerste circulaire over thuiswerkvergoedingen van 14 juli 2020 (Circulaire 2020/C/100) en zal gelden tot na het verplichte thuiswerk. Hieronder bespreken we kort de belangrijkste punten.
Wat wordt vergoed?
De circulaire behandelt de gevolgen van de inkomstenbelastingen voor de telewerkende werknemer van:
Wie krijgt een vergoeding/goederen?
“Dankzij de nieuwe fiscale circulaire (Circulaire 2021/C/20) kan een werkgever bepaalde vergoedingen/goederen vrij van inkomstenbelastingen aanbieden aan telewerkende werknemers.”
De circulaire geldt enkel voor werknemers/ambtenaren die telewerken. Het thuiswerk moet in de privésfeer van de werknemer gebeurden op normale werkdagen (dus niet ’s avonds of in het weekend).
De circulaire is niet van toepassing op bedrijfsleiders (artikel 32 WIB en fiche 281.20), buitenlandse kaderleden en werknemers die onder bijzondere regimes vallen (‘salary split’/gesplitste bezoldiging). Wel kan voor deze belastingplichten een fiscale ruling worden aangevraagd bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB).
Enkele nieuwe aandachtspunten in de circulaire 2021/C/20
Forfaitaire terugbetaling voor kantoorkosten
Regelmatig en structureel thuiswerken
De kantoorkosten mogen vergoed worden van zodra er regelmatig en structureel wordt thuisgewerkt, wat gelijk staat aan 1 werkdag per week. Dit moet op maandbasis beoordeeld worden.
Indien er niet structureel wordt thuisgewerkt, zal de werkgever moeten aantonen dat de vergoeding kosten dekt die hem eigen zijn, ook daadwerkelijk daar aan besteed wordt en, indien deze forfaitair worden toegekend, het bedrag vastgesteld is op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen en de werkelijkheid. Een fiscale ruling bij de DVB kan hier rechtszekerheid bieden.
Differentiatie van het toegekende bedrag
Op basis van personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden kan een onderscheid gemaakt worden in de toegekende kantoorvergoeding.
Voorbeelden van kantoorkosten
De circulaire bevat een niet-exhaustieve lijst van kosten die gedekt zijn door het forfaitair bedrag (zie tabel hieronder voor het bedrag):
Terugbetaling van kosten voor kantoormeubilair/informaticamateriaal
De fiscale administratie aanvaardt naast de forfaitaire kantoorkostvergoeding ook de tussenkomst van de werkgever in de door de werknemer gefinancierde aankoop van volgend kantoormeubilair/informaticamateriaal (beperkende opsomming):
Ergonomisch materiaal kan in aanmerking komen als de werkgever dit type materiaal ook in normale omstandigheden aanbiedt op de werkvloer. In dat geval moet:
Daarnaast mag de investering niet onredelijk zijn, noch van persoonlijke aard zijn. De terugbetaling mag éénmalig of gespreid gebeuren gedurende de geschatte normale gebruiksduur van 10 en 3 jaar.
Terbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal
De fiscale administratie aanvaardt eveneens dat de goederen die de werkgever ter beschikking stelt, zoals opgesomd hierboven, noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit normaal te kunnen uitvoeren. Dat geeft geen aanleiding tot het belasten van een voordeel alle aard zolang het de behoeften van het thuiswerk niet op onredelijke wijze overstijgt, noch invloed heeft op de terugbetaling van de kantoorkost.
Indien het echter een pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon, vast of mobiel telefoonabonnement betreft, zal hierop wel (zoals voorheen) een voordeel alle aard worden aangerekend:
Ter beschikking gesteld door de werkgever: | Waardering voordeel alle aard voor privégebruik (RSZ en fiscus): |
---|---|
PC | 6 EUR/maand of 72 EUR/jaar |
Tablet, gsm, smartphone | 3 EUR/maand of 36 EUR/jaar |
Telefoonabonnement | 4 EUR/maand of 48 EUR/jaar |
Internetverbinding (vast of mobiel) | 5 EUR/maand of 60 EUR/jaar |
Ook als de werknemer na afloop van de beroepsactiviteit of het thuiswerk het materiaal mag houden, dient er een belastbaar voordeel van alle aard aangerekend te worden voor de reële restwaarde van de investering.
Soort kost (cumul mogelijk) | Maximum bedrag |
---|---|
Terugbetaling kantoorkost | 129,48 EUR/maand (verhoging tijdens maanden april/mei/jun 2021i: 144,31 EUR/maand) – indexatie volgt deze van de RSZ |
Terugbetaling van kosten voor professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en abonnement | 20 EUR/maand |
Terugbetaling van kosten voor professioneel gebruik van | |
|
20 EUR/maand OF |
|
5 EUR/maand per item met een maximum van 10 EUR/maand |
Uiteraard blijft het altijd mogelijk om niet met forfaits te werken en de werkelijke waarde van de gemaakte kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken.
Meer informatie over de oorspronkelijke regeling?
Zie ons artikel “Telewerken door de juridische, fiscale en ‘change’ bril” uit To The Point 02/2020, of neem contact op met onze Tax-experten via tax@bdo.be.