Het verplicht of aanbevolen thuiswerken tijdens de coronacrisis doet bedrijven nadenken over de organisatie van het werk in de toekomst, met telewerk als structureel onderdeel van de ‘new way of working’. Uit een enquête van BDO blijkt dat negen op de tien Belgische werknemers en leidinggevenden sinds de lockdown één tot drie dagen per week willen thuiswerken. Wil je telewerk in de arbeidsorganisatie embedden? Dan moet je rekening houden met zowel arbeidsrechtelijke aspecten, sociale zekerheid als fiscaliteit, en tegelijk op een ‘lean’ manier te werk gaan.

Auteurs:
Lore Vanhaute, Advisor BDO Legal
Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax
Geert Volders, Partner BDO Strategy & Transformation

Wanneer werknemers hun werkzaamheden op regelmatige basis en niet incidenteel buiten de bedrijfslocatie mogen uitvoeren, en daarbij de informatietechnologie van de werkgever gebruiken, is er sprake van ‘structureel telewerk’. Die modaliteit kan worden voorzien in elke gewone arbeidsovereenkomst van een arbeider of bediende wiens takenpakket zich tot thuiswerk leent. Daarbij is de werkgever gebonden door de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad die het kader en de voorwaarden bepaalt voor de dagen waarop wordt getelewerkt. Een telewerker geniet op de telewerkdagen dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer die op de bedrijfslocatie werkt. En hij mag zelf zijn werk organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Voor het overige zijn telewerkers uitgesloten van de regels over arbeidsduur, nachtwerk en zondagsrust. Voor de andere werkdagen, gelden de normale regels van de wet van 3 juli 1978 over de arbeidsovereenkomsten.

Lore Vanhaute, Advisor BDO Legal

De cao stelt de volgende voorwaarden voor telewerk:

“Een telewerker geniet dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer aan de slag in het bedrijf.”

De werkgever is in principe verplicht de kosten van de verbindingen en de communicatie nodig voor het telewerk te dragen, alsook de kosten die de werknemer maakt door het gebruik van een eigen laptop, gsm of smartphone.

Het is mogelijk, en praktisch aangeraden, om bij telewerk forfaitaire kostenvergoedingen toe te passen. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden de volgende maximale maandelijkse forfaits als vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever, vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen:

Uiteraard blijft het altijd mogelijk om niet met forfaits te werken en de werkelijke waarde van de gemaakte kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken. Er kan met andere woorden een kostenvergoeding hoger dan het forfait van 129,48 EUR per maand worden betaald, voor zover de kosten zijn bewezen.

Wanneer de werknemer de tools, zoals een laptop en gsm van de werkgever gebruikt, kan hiervoor geen kostenvergoeding meer worden toegekend. Van zodra de werknemer die middelen ook privé mag gebruiken, moet wel een forfaitair voordeel alle aard (VAA) in aanmerking worden genomen. Dat VAA is onderdeel van het loon en dus onderworpen aan RSZ en personenbelasting in hoofde van de werknemer en fiscaal aftrekbaar in hoofde van de werkgever.

Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax

Telewerk embedden en de spelregels vastleggen is één ding, werknemers er gewoon aan laten worden, is een ander paar mouwen. “Onze experten die tijdens de coronacrisis tal van bedrijven begeleidden, zagen dat de individuele verwachtingen en mogelijkheden van werknemers sterk verschillen”, stelt Geert Volders, Partner bij BDO Strategy & Transformation. “Daarom is het zo belangrijk dat werkgevers de afdelingen en de teams voldoende ruimte geven om zich de nieuwe manier van werken eigen te maken. Telewerken is dus allerminst een ‘one size fits all’-verhaal.”

“Een onverhoopt succes noemen heel wat werkgevers de eerste doorgedreven ervaring met telewerk.”

Geert Volders, Partner BDO S&T

Leg eerst de grote lijnen en principes vast in een basisbeleid en betrek de leidinggevenden – de middenmanagers – zo vroeg mogelijk bij de uitrol. Laat ze op teamniveau afspraken maken en die in teamovereenkomsten vastleggen. Daarbij stelt Geert Volders vier vragen centraal:

1. Hoe zullen we als team communiceren?
2. Welk soort info hebben we nodig?
3. Hoe zullen we het werk verdelen?
4. Hoe zullen we onze resultaten meten?

Ga vervolgens drie tot zes maanden met die teamovereenkomsten aan de slag. En veranker ten slotte alle best practices en ‘lessons learned’ in een finale policy.

“Aan de werkgever of HR-manager de opdracht om het middenmanagement optimaal te ondersteunen”, weet Geert Volders uit ervaring. “Maak hen de voordelen van telewerk duidelijk, train hun leidinggevende vaardigheden, reik nieuwe methodieken aan en stuur continu aan op verbeteren. Al die ‘lean’-technieken helpen bij de ‘change’ naar de nieuwe manier van werken.”

Lees het volledige artikel uit HR Square, verschenen in september 2020.

“Hoe beter je medewerkers zich bij telewerk voelen, hoe hoger hun productiviteit en engagement voor de onderneming.” – Geert Volders, Partner BDO Strategy & Transformation

Vragen over hoe je met telewerk aan de slag kunt? Zoek je hulp bij de analyse van je situatie en het uitrollen van een stappenplan? Aarzel niet om de specialisten van ons ‘Legal’- of ‘Strategy & Transformation’-team te contacteren: legal@bdo.be of geert.volders@bdo.be.