Le télétravail (recommandé ou obligatoire) généré par la crise du coronavirus incite les entreprises à repenser leur mode d’organisation et à considérer le travail à distance comme élément structurel du « new way of working ». Une enquête de BDO révèle que depuis le confinement, 9 dirigeants & travailleurs belges sur 10 veulent télétravailler de 1 à 3 jours/semaine. Vous souhaitez intégrer le télétravail dans votre environnement professionnel ? Prenez en considération les aspects liés au droit du travail, à la sécurité sociale et à la fiscalité tout en travaillant d’une manière « lean ».

Auteurs :
Lore Vanhaute, Advisor BDO Legal
Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax
Serge Blumenfrucht, Partner BDO Strategy & Transformation

Lorsqu’un travailleur peut exécuter ses activités sur base régulière (et non occasionnelle) hors des locaux de l’entreprise en utilisant la technologie de l’information de l’employeur, on parle de télétravail structurel. Cette modalité peut être prévue dans tout contrat de travail ordinaire d’un ouvrier ou d’un employé dont les tâches se prêtent au télétravail. Dans ce cadre, l’employeur est lié par la convention collective de travail (CCT) n°85 du Conseil National du Travail qui fixe le cadre et les conditions en la matière. Le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions de travail qu’un travailleur opérant dans les locaux de l’entreprise. Il peut organiser son travail comme il l’entend en respectant la durée de travail en vigueur dans l’entreprise. Pour le reste, les télétravailleurs sont exclus des règles relatives à la durée du travail, au travail de nuit et au repos dominical. Les règles habituelles de la loi du 03/07/1978 relative aux contrats de travail s’appliquent les autres jours ouvrables.

Lore Vanhaute, Advisor BDO Legal

La CCT prévoit les conditions de télétravail suivantes :

« Un télétravailleur bénéficie des mêmes conditions de travail qu’un travailleur opérant dans l’entreprise. »

L’employeur doit en principe supporter les frais de connexion et de communication nécessaires pour le télétravail, ainsi que les frais que le travailleur engage en utilisant son propre ordinateur portable ou smartphone.

Il est possible (voire conseillé d’un point de vue pratique) d’appliquer des indemnités de frais forfaitaires en cas de télétravail. Tant l’ONSS que le fisc acceptent les forfaits mensuels maximaux suivants à titre d’indemnité pour les frais propres à l’employeur, exonérés de cotisations sociales et d’impôts :

Il reste possible de ne pas appliquer de forfaits et de rembourser la valeur réelle des frais engagés sur présentation de pièces justificatives. En d’autres termes, une indemnité de frais supérieure au forfait de 129,48 euros/mois peut être payée moyennant preuve des frais engagés.

Quand le travailleur utilise l’ordinateur portable ou le GSM de l’employeur, aucune indemnité de frais n’est accordée. À partir du moment où le travailleur utilise cet équipement à des fins privées, un avantage de toute nature (ATN) forfaitaire doit cependant être pris en considération. Cet ATN fait partie du salaire ; il est donc soumis à l’ONSS, à l’impôt des personnes physiques dans le chef du travailleur, et est fiscalement déductible dans le chef de l’employeur.

Melissa Claessens, Supervisor BDO Tax

Intégrer le télétravail et fixer les règles du jeu sont une chose, permettre aux travailleurs de s’y habituer en est une autre. « Nos experts qui ont accompagné de nombreuses entreprises pendant la crise du coronavirus ont constaté que les attentes et possibilités individuelles des travailleurs étaient très différentes », explique Serge Blumenfrucht, Partner chez BDO Strategy & Transformation. « C’est pourquoi il est capital que les employeurs donnent aux départements et aux équipes suffisamment de temps pour s’approprier toute nouvelle manière de travailler. Le télétravail est loin d’être un concept universel. »

« De nombreux employeurs ont qualifié leur première expérience approfondie de télétravail de ‘succès inespéré’. »

Serge Blumenfrucht, Partner BDO S&T

Commencez par définir les grandes lignes et les principes dans une politique de base et impliquez les dirigeants – les cadres moyens – dès que possible dans le déploiement. Demandez-leur de conclure des accords au niveau de l’équipe. Serge Blumenfrucht pose à cet égard 4 questions fondamentales :

1. Comment communiquer en tant qu’équipe ?
2. Quelles informations sont nécessaires ?
3. Comment répartir le travail ?
4. Comment mesurer les résultats ?

Travaillez de 3 à 6 mois en respectant ces accords d’équipe, tirez les leçons, puis intégrez les meilleures pratiques dans une politique finale.

« Soutenir de manière optimale les responsables d’équipe est une mission qui revient à l’employeur ou au directeur des RH » ajoute Serge Blumenfrucht. « Expliquez-leur clairement les avantages du télétravail, renforcez leurs compétences de dirigeant, lancez de nouvelles méthodes, visez en permanence l’amélioration. Toutes ces techniques de lean management contribuent au changement et à l’avènement d’une nouvelle manière de travailler. »

Lisez l’article paru dans HR Square en septembre 2020.

« Plus vos collaborateurs s’habituent au télétravail, plus leur productivité et leur engagement envers l’entreprise seront élevés. » – Serge Blumenfrucht, Partner BDO Strategy & Transformation

Plus d’infos à propos de l’implémentation du télétravail au sein de votre organisation ? Besoin d’aide pour analyser votre situation et déployer un plan stratégique ? Contactez les experts de nos équipes Legal ou Strategy & Transformation : legal@bdo.be ou serge.blumenfrucht@bdo.be