La crise du coronavirus exerce une pression considérable sur les CFO. Elle soulève aussi un certain nombre de questions : le département financier dispose-t-il d’une marge de manœuvre suffisante et de moyens adéquats pour répondre aux attentes actuelles et futures ? Les données, analyses et rapports disponibles numériquement sont-ils suffisamment performants, pertinents et précis ? Pour répondre aux nombreux défis posés, BDO lance « Office of the CFO », une approche 360° destinée à mieux appréhender le présent et le futur.

Auteur : David Delcourt, Advisor BDO Financial Advisory

Photo : Alexander Veithen, Partner BDO Financial Advisory

Chaque CFO se demande si son département est suffisamment performant et capable de relever les défis du futur. La crise du coronavirus a augmenté l’urgence de cette question. Il revient au CFO de surveiller de près son impact sur la rentabilité, les besoins en fonds de roulement et les liquidités, étant donné la modification rapide et imprévisible des processus de production ou de l’offre de services.

« Les changements d’hypothèses furent légion et la multiplication de scénarios utilisés dans les tableurs ont donné des cheveux blancs à bon nombre de directeurs financiers et contrôleurs de gestion », explique Alexander Veithen, Head of Financial Advisory chez BDO. « Dans de nombreuses entreprises, le CFO a constaté que ses outils étaient souvent insuffisants : ils manquaient de rapidité, s’appuyaient sur des sources d’information trop différentes ou des données incohérentes, ne disposaient pas de la puissance de calcul nécessaire. Le tout à un moment où le CFO avait grandement besoin d’un regard neuf sur les chiffres et dans un tout nouveau contexte. »

Bref, il est temps d’oublier les vérités du passé et d’instaurer une gestion intégrée et pointue en matière de données et de finance, qui répond aux nouvelles attentes numériques tout en minimisant la charge de travail et les moyens à mobiliser. Le CFO de demain sera numérique, c’est une évidence.

De nombreuses entreprises familiales et grands groupes considèrent encore le département financier comme un centre de coûts chargé du reporting des états financiers et des budgets. Le département doit donc souvent se contenter d’outils basiques et de moyens limités. Alexander Veithen : « Soyons honnêtes, cela ne changera pas du jour au lendemain. Les CEO préfèrent nettement les investissements à dimension commerciale et opérationnelle. »

Il appartient au CFO de prouver qu’il est possible d’être efficace avec un investissement limité, et qu’il peut libérer le temps suffisant pour effectuer des analyses de données qui déboucheront sur des recommandations pertinentes en vue d’améliorer la rentabilité et de générer de futurs flux de trésorerie. Autrement dit, que son département peut créer un accroissement de valeur bénéfique à l’entreprise. « La rapidité à laquelle les changements s’opèrent oblige les départements financiers à gagner en efficacité et fiabilité. C’est possible en abordant les données de manière flexible et intégrée à l’aide de processus mis à jour. Alors seulement le département financier pourra être « fit for the purpose » et « fit for the future ». L’approche « Office of the CFO » développée par BDO permet de vérifier si vous pouvez atteindre ces objectifs avec les ressources et la stratégie à votre disposition.

La principale mission du CFO consiste à créer de la valeur et à la faire fructifier (lisez aussi l’article « L’avenir du CFO commence aujourd’hui »). Pour y parvenir, il faut pouvoir saisir les données de manière pertinente et précise tout en disposant de la technologie adéquate pour les utiliser de manière proactive, en mobilisant le moins d’efforts possible. Une fois la création de valeur traduite en chiffres, il importe de maintenir et de surveiller l’augmentation de valeur . Combiner les tenants & aboutissants adéquats est donc indispensable si on souhaite que le département financier soit « fit for the purpose » et « fit for the future ».

Bon nombre de sociétés ne disposent pas d’un ERP intégré qui gère l’ensemble des processus. Elles doivent donc combiner des systèmes de gestion (via des interfaces) avec des extracts de données système issus d’une base de données (le « cube »). Cette solution permet d’exécuter ensuite des tâches spécifiques telles que des analyses combinant des données financières et opérationnelles, par exemple. Déterminer les données à collecter, la manière de les collecter, de les stocker, dont elles doivent être utilisées et dans quels objectifs, devient superflu. En effet, de telles décisions peuvent rapidement surcharger le logiciel (stockage permanent, stockage de toutes les données historiques ou agrégées, rapidité de traitement des données, etc.).

Walter Vanherle, Partner BDO Digital : « Il est de plus en plus facile de travailler avec des applications payantes (EMAsphere, BrightAnalytics, Bijster, etc.). Elles sont compatibles avec les systèmes comptables en vigueur et capables d’intégrer des données opérationnelles. Power Query, Power Pivot et Power BI (outils disponibles gratuitement sur Excel) constituent des alternatives mais requièrent un certain savoir faire. »

Certains processus manuels chronophages (création/copie/traitement de données en vue d’exécuter un processus financier/opérationnel, par ex.) peuvent être facilement automatisés grâce au RPA (Robotic Process Automation). Cela garantit une plus grande efficacité et réduit considérablement le risque d’erreurs. Walter Vanherle : « Sans oublier le handsfree accounting qui enregistre automatiquement les opérations bancaires et factures sortantes. Pourquoi ne pas prévoir un enregistrement numérique des factures entrantes avec fonction d’approbation ? »

Si les systèmes de gestion tels que Procure-to-Pay ou Order to-Cash ne sont pas suffisamment intégrés, le recours à un traitement manuel des données continuera à s’avérer nécessaire et à mobiliser un temps précieux. Ce qui fait dire à notre expert « qu’il est temps d’envisager l’ERP et d’opter pour une solution intégrée comme NetSuite, par exemple ».

Même les meilleurs logiciels ou ERP ne garantissent pas une gestion 100% optimale. Ce qui fait la différence, c’est la qualité des données saisies et la facilité avec laquelle elles sont collectées. « L’exploration de processus » peut vous être alors d’une aide précieuse. « Ce processus est souvent très lourd dans un environnement de production et de vente », explique Walter Vanherle. « Le calcul du prix de revient à l’unité suppose de pouvoir collecter les données de consommation (temps machine, heures de travail, matières premières, déchets, etc.) et leurs coûts respectifs lors de chaque phase de production. C’est également utile pour fixer une éventuelle baisse de ce prix de revient en cas de modification d’un paramètre lié au processus de production. La granularité correcte et la qualité des données saisies sont donc extrêmement importantes. »

Une saisie de qualité permet de poursuivre un double objectif :

De telles analyses prédictives sont pratiquement impossibles sans automatisation et optimisation de la collecte des données.

Le rôle du CFO moderne ne se limite plus à mesurer et savoir. Au contraire, il contribue à la création de valeur au niveau stratégique – ndlr : lisez aussi l’article « Comment augmenter la valeur de votre entreprise ? » et découvrez comment BDO garantit aux entreprises une croissance de valeur durable. Alexander Veithen : « La maîtrise ciblée des coûts et la tarification efficace des produits peuvent améliorer la rentabilité et le flux de trésorerie. En tant que sparring-partner du directeur de production, le CFO pourrait même développer un modèle de calcul détaillé du rapport coût-fabrication. Un modèle dans lequel il intègre des paramètres et des données qui permettent de modéliser des simulations de changements de processus de production ? En résumé, la création de valeur est le résultat d’un contrôle poussé du rapport coût-fabrication et d’un contrôle financier commercial. Elle est aussi liée à une gestion intégrée des besoins en fonds de roulement, à l’analyse des investissements et au contrôle de position de la dette financière. »

Prévoir une procédure de contrôle interne adéquate représente également une tâche essentielle du CFO. Nous n’approfondirons pas ce point dans cet article. Sachez toutefois qu’en la matière, l’efficacité dépend de la combinaison essentielle de données, de l’exploitation de processus, de l’automatisation des processus, de la cybersécurité, de la formation et de la sensibilisation des collaborateurs.

La crise du Covid-19 actuelle souligne l’importance d’une disponibilité (quasi) en temps réel de données qualitatives. Le temps où le trésorier avait besoin de journées entières pour collecter des données et rédiger des rapports est définitivement révolu. Des outils puissants et flexibles fonctionnant sans ERP existent. La comptabilité robotique s’impose comme la nouvelle norme. Alors, votre département financier est-il « fit for the purpose » et « fit for the future » ?

Votre département financier est-il « fit for the purpose » et « fit for the future » ? Notre équipe multidisciplinaire d’experts a développé un scan de performance à 360° permettant d’analyser votre département de A à Z. Pour faire le test ou obtenir tout autre renseignement, envoyez-nous un e-mail à l’adresse suivante : officeofthecfo@bdo.be.