Hoe budgetteren in coronatijden?
Bij veel bedrijven breekt de tijd aan voor het jaarlijkse budgetteringsproces. De economische impact van de gezondheidscrisis COVID-19 maakt plannen en budgetteren voor het komende jaar echter niet gemakkelijker. Ondernemingen moeten immers anticiperen op uiteenlopende scenario’s en rekening houden met specifieke risico’s en opportuniteiten in de bedrijfsomgeving. Onzekerheid is geen goede raadgever. Daarom proberen we hier antwoorden te geven op een aantal prangende vragen over het budgetteringsproces.
Auteurs: Dirk Vandendaele, Partner BDO Accountancy, Jan Vermeersch, Advisor BDO Digital
Foto: Dirk Vandendaele, Partner BDO Accountancy
Kun je onzekerheden inbouwen in het budget?
Voorspellingen maken is bijzonder moeilijk in deze onzekere coronatijden, maar je kunt wel inspelen op wat de toekomst brengt. Door scenario’s in te bouwen in het planningsproces kun je rekening houden met onzekerheden en systematisch over de toekomst nadenken. Die scenario’s stellen het bedrijf in staat beslissingen voor te bereiden in het licht van snel veranderende ontwikkelingen. Ze tonen in feite de bandbreedte en haalbaarheid van de geschatte resultaten voor het planjaar in relatie tot de strategische ambities.
Hoe ga je precies te werk?
Heel eenvoudig. Identificeer één of meerdere variabelen die het succes van de organisatie sterk beïnvloeden. Voor een hotel kan dat bijvoorbeeld de bezettingsgraad zijn, voor een zakelijke dienstverlener de contributie. Maak daarna assumpties over een bepaalde bandbreedte waarbinnen die variabele kan bewegen. Daaraan koppel je vervolgens een actieplan. De acties variëren in functie van de richting waarin de variabele beweegt of evolueert.
“Dankzij scenario’s in het planningsproces kun je rekening houden met onzekerheden.”
Een voorbeeld: budgetteren met scenario’s voor een hotel
| Bandbreedte | Scenario 1 Optimale bezetting |
Scenario 2 Normale bezetting |
Scenario 3 Break-even |
Scenario 4 Ondermaatse bezetting |
|---|---|---|---|---|
| Acties | Bezettingsgraad is A% | Bezettingsgraad is B% | Bezettingsgraad is C% | Bezettingsgraad is D% |
| Omzetgroei +A% | Omzetgroei +B% | Omzetgroei -C% | Omzetgroei -D% | |
|
|
|
|
Moet je streven naar een meer gedetailleerd budget?
Absoluut niet. Het is een natuurlijke reflex om onzekerheid te vermijden door terug te vallen op meer gedetailleerde onderbouwingen voor de toekomst. Het is een misvatting dat meer detaillering tot een beter en accurater budget leidt. Pas alleen details toe als ze nuttig zijn. Het heeft doorgaans geen zin om honderden kostenposten te budgetteren. Details op omzetrekeningen daarentegen maken nuttige analyses mogelijk. Veel belangrijker is het om de focus te verleggen van financiële accuraatheid naar strategisch succes.
Strategische ambities vormen de basis van het budgetteringsproces?
Inderdaad. Budgetteren moet gebeuren in de context van de bedrijfsstrategie. In veel bedrijven is het budget nog te weinig een vertaling van de strategie. Een goede aanpak is om de beoogde resultaten om te zetten in strategische richtlijnen die het budgetteringsproces aansturen. Typische vragen die die richtlijnen kunnen oproepen zijn bijvoorbeeld:
Door de middelen goed af te stemmen op de strategische prioriteiten kun je met meer efficiëntie moeilijke afwegingen maken in het planningsproces. Zo kun je, in het kader van het budgetteren met scenario’s, de afdelingen bijvoorbeeld vragen dat ze niet enkel de aanbevolen middelen opgeven, maar ook melden wat ze kunnen presteren met 25% meer of 25% minder middelen, zonder daarbij de strategische doelstellingen op te geven.
Hoe frequent moet je budgetteren?
Plan sneller en frequenter. De budgetcyclus wordt bij voorkeur uitgevoerd in een korte, maar heel gefocuste periode. Start bovendien zo laat mogelijk met het proces. Hoe later je start, hoe meer inzicht je hebt in de cijfers van het lopende boekjaar en hoe beter je die als referentie voor het volgende boekjaar kunt gebruiken. Hoe langer de cyclus, hoe groter het risico dat bepaalde aannames al bij het verstrijken van de cyclus zijn voorbijgestreefd.
Als je de prognose daarna elk kwartaal of maand aanpast, kun je de nauwkeurigheid ervan stelselmatig verbeteren. Uitgaan van voldoende uitdagende doelstellingen die frequent worden aangepast aan de ‘lessons learned’ lijkt het meest aangewezen budgetteringsproces.
Kan technologie het proces versnellen?
Uiteraard. Eén van de meest tijdrovende activiteiten voor de finance-afdeling is het verzamelen en voorbereiden van alle informatie om in gesprek te gaan met budgethouders. Ook het consolideren van de afdelingsbudgetten is een tijdrovende klus en het staat vaak onder zware tijdsdruk. De voorbije jaren kwamen verschillende softwareapplicaties op de markt – denk aan Robotic Process Automation (RPA) – om tijdrovende, manuele processen eenvoudig te automatiseren. (Lees het artikel ‘BDO lanceert het ‘Office of the CFO’. Is jouw finance-afdeling ‘fit for the purpose’ en ‘fit for the future’?‘). Door de mensen te verlossen van ‘saaie’ repetitieve taken, krijgen ze extra ruimte voor andere opdrachten met een hogere toegevoegde waarde. Zo krijgt finance echt tijd om in gesprek te gaan met afdelingsmanagers om gezamenlijk tot een beter onderbouwd budget te komen.
