Luc Sambre, Partner BDO Tax, Customs & Excise Solutions

Ondernemingen actief in de internationale handel worden geconfronteerd met een complexe douaneregelgeving die veel compliance-risico’s en efficiëntievraagstukken met zich meebrengt. Zo zette het nieuwe handelsverdrag tussen Europa en het Verenigd Koninkrijk de nood aan snelle, efficiënte en pragmatische opleiding duidelijk op scherp. Zonder grondige kennis van zaken loopt elk bedrijf, groot of klein, vroeg of laat tegen de lamp. Kennis werven en delen is de corebusiness van de douane-experten van Ziegler Group.

Per maand verwerkt het team van Dirk Pottilius wel tot 8.000 expedities voor ruim 400 klanten. Van de meest eenvoudige tot uiterst complexe douanedocumenten passeren de revue. En dat vergt een pak expertise. Expertise in – uiteraard – de douanebusiness, maar even zo goed op het vlak van fiscaliteit, digitale processing, screening en rapportage, vergunningsregels, projectmanagement, enz. Dirk is Head customs & fiscal representation Belgium bij multimodaal expeditiebedrijf Ziegler. Hij kent na 35 jaar trouwe dienst alle ins en outs van het douanevak.

Die ervaring is geen overbodige luxe in een wereld van douane en accijnzen die almaar complexer wordt in een al even snel veranderende wereld?
Dirk: “Na de nieuwe Europese douanewetgeving van 2016 (Union Customs Code, kortweg UCC) is de complexiteit alleen maar toegenomen door de geo-economische trends en spanningen. Denk aan de brexit, de groeiende reflex naar meer protectionisme in de internationale handel, het sanctiebeleid n.a.v. handelsconflicten en oorlogen, het groeiend aantal bilaterale vrijhandelsakkoorden, de professionalisering van malafide en criminele praktijken, enz. Met als gevolg dat ook de spelregels en douaneverplichtingen voortdurend veranderen, versnipperen en verstrengen. Sinds een aantal jaar is ‘compliance’ dan ook de grootste kracht en tegelijk het grootste risico van elke grensoverschrijdende handelstransactie.”

Wat bedoel je met ‘risico’?
“Veel bedrijven blijven liever zo ver mogelijk weg van de douane omdat de regelgeving en processen zo complex of ondoorzichtig zijn. Waardoor ze onbewust, maar te goeder trouw fouten maken, bijvoorbeeld door goederen aan te kopen die niet voldoen aan de waardebepaling van de EU of een verkeerde goederencode te hanteren. Of ze onderschatten de impact van een foutieve aangifte. Weet dat de douane tot drie jaar terug invoerrechten, btw en andere toeslagen kan vorderen. Dat betekent vaak een financiële aderlating die zelfs tot het faillissement van een bedrijf kan leiden.”

Omgekeerd kan kennis van zaken leiden tot een win(st)verhaal?
“Klopt. Het probleem van de Belgische bedrijven vandaag is dat alles wat met douane te maken heeft binnen de bedrijven gefragmenteerd is, waardoor ze bijvoorbeeld niet precies weten hoeveel euro’s ze betalen aan invoer- en uitvoertaksen of hoe hoog ze de marktprijs van hun product in een bepaald land moeten zetten om winst te maken. Pas als bedrijven zien hoeveel euro’s er precies omgaan in hun hele douanegebeuren en dat combineren met de mogelijkheden die de UCC-wetgeving ondernemingen biedt, wordt het potentieel van een slimme douanestrategie helder. Praktische voorbeelden, zoals ‘tariefcontingenten’ of ‘actieve veredeling’, geven aan dat bedrijven soms minder of geen rechten moeten betalen waardoor ze hun producten goedkoper aan de consument kunnen aanbieden.”

Wat je niet weet kun je ook niet toepassen?
“Dat is net een van Zieglers grootste troeven. Ons douaneteam van zowat 25 experten beheerst de markten en hun regelgeving en volgt elke evolutie op de voet. Dat is een proces van levenslang leren waarbij de online BDO Customs Academy een waardevolle ondersteuning biedt op maat van iedere expert. In die mate dat we onze eigen klanten vaak doorsturen naar de specifieke awarenesstraining opdat ze op zijn minst de werking en het belang van de douane correct zouden inschatten en tegelijk de businessmogelijkheden ervan leren ontdekken. De douane is het smeermiddel van onze economie, en dat is geen understatement!”

Anders gezegd, douane is veel meer dan wat grensformaliteiten afhandelen?
“Het is met kennis van zaken en op een proactieve manier risico’s ontmijnen en opportuniteiten aanreiken. Met de nadruk op proactief en met kennis van zaken. Want laat dat vandaag een van de grootste uitdagingen zijn in ons vak. Onder andere door de ‘war for talent’ is er een tekort aan onderlegde douanevertegenwoordigers. Er zijn twee manieren om dat op te vangen: ‘training on the job’ of externe expertise inschakelen. Ziegler combineert beide. Vooral het onlineaanbod van de BDO Customs Academy valt in de smaak bij onze medewerkers. Ze organiseren zelf waar, wanneer en in hoeveel sessies ze een training volgen. Zo hebben ze een vol jaar de tijd om de opleiding af te ronden. Als leidinggevende krijg ik bovendien niet alleen de eindscore te zien, maar wordt er vooral gewezen op de ‘zwakke’ plekken. Op die manier kan ik doelgericht bijsturen.”

“Expertise over douane is een noodzaak voor elk bedrijf”, bevestigt Luc Sambre, Head of Customs & Excise Solutions bij BDO Belgium. Daarom bouwde BDO Customs zijn dienstverlening holistisch uit en voorziet het doorlichting, advies, begeleiding en opleiding op maat. “Ons ‘Douane’-programma biedt een ‘learning journey’ om de kennis en competenties van je medewerkers te verbeteren. Daarbij koppelen we competentiescreening aan leerdoelen, want elke onderneming of douanemedewerker heeft zijn eigen specifieke opleidingsnoden, van elementaire basiskennis tot diepgaande gespecialiseerde expertise.”

De incompanyformules omvatten zowel op maat gemaakte e-learningtrajecten in de bedrijfseigen look-and-feel als klassikale incompanysessies, of een combinatie hiervan. Daarnaast kun je bij het team van Luc terecht voor on demand training waarbij elke topic op maat kan worden ingevuld en georganiseerd. “Onze experts leggen de problematiek en de nieuwe douaneformaliteiten uit in mensentaal. Zo concreet dat de deelnemers er dezelfde dag nog mee aan de slag kunnen.”