Werner Lapage, Partner BDO Tax

Wie houdt niet van een verrassing? Tenzij bij zijn belastingen. Elke organisatie wordt geconfronteerd met belastingen, maar geen enkel bedrijf wil een onverwachte belastingaanslag in zijn brievenbus. Bovendien doen fiscale fouten of vermeend onethisch gedrag de reputatie geen goed. Ondanks de mogelijke negatieve gevolgen, zijn bedrijven vaak niet bewust dat ze niet handelen in lijn met hun fiscale verplichtingen. De oorzaak is dubbel: organisaties zien door de bomen het bos niet meer en verliezen de controle over hun fiscale verplichtingen. Of ze denken dat een uitgewerkt ‘Tax Control Framework’ vooral een zaak is voor de grote multinationals. Twee keer fout!

Fiscaal risicobeheer en het verzekeren van controle over je belastingpositie evolueert steeds meer van ‘nice to have’ naar een ‘must have’ binnen het riskmanagement van een bedrijf of organisatie. Het omarmen van een cultuur zonder fiscale verrassingen is goed voor elk bedrijf, ongeacht de grootte, de sector of het fiscaal risicoprofiel.

Volgens Olivier Michiels, Partner BDO Tax, gaan fiscaal beleid en risicobeheer veel verder dan het louter beheren van de fiscale risico’s. En is het allesbehalve een zaak die enkel het fiscale/financiële departement (van multinationals) aanbelangt. “Het is een mentaliteit, een cultuur binnen de organisatie die begint bij het formuleren van een fiscale strategie in lijn met de bredere bedrijfsmissie, -visie en –strategie. En die zijn uitvoering krijgt in policy’s, processen en technologische oplossingen die compliance verzekeren en het mogelijk maken om fiscale risico’s tijdig te identificeren, te beheersen en te rapporteren. En dat voor alle type belastingen en op alle niveaus van de organisatie. Een bedrijf dat belang hecht aan goed bestuur heeft ook oog voor ‘tax assurance’ en riskmanagement.”

Door de almaar complexere belastingstelsels, de toegenomen fiscale rapporteringsverplichtingen en de nauwere (internationale) samenwerking tussen de belastingdiensten groeit de nood aan een onderbouwd fiscaal beleids- en risicomodel. “Beschouw dat echter niet uitsluitend als een last”, benadrukt Olivier Michiels. “Er zijn ook lusten. Maar die moet je uiteraard verzilveren. Vanwege de complexiteit lopen bedrijven meer dan vroeger fiscale voordelen of kansen mis. Een duidelijke en transparante (communicatie over de) fiscale strategie van de onderneming draagt ook bij tot het realiseren van het ESG-beleid (Environment, Social en Governance) en de duurzaamheidsdoelstellingen van de onderneming.”

Het fiscaal risico is het risico dat bedrijven te veel of te weinig belastingen betalen of boeken. Of dat de fiscale posities strijdig zijn met de belastingwetgeving of met de fiscale risicobereidheid van de bedrijfsleiders.

Het fiscaal riskmanagement is de manier waarop de organisatie het amalgaan aan fiscale risico’s identificeert, beheert en hierover rapporteert. Het bestaat uit beleidslijnen, processen, tools en technologische oplossingen die de fiscale strategie concreet uitrollen.

Uiteraard zijn beleidslijnen, processen en tools alleen nuttig als ze geschikt, adequaat, doeltreffend en correct worden geïmplementeerd. Tax assurance zorgt ervoor dat dat het geval is aan de hand van periodieke interne of externe controle- en evaluatiemechanismen.

Maar al te vaak hoort Olivier Michiels “dat de ontwikkeling, implementatie en handhaving van een fiscaal beleids- en risicomodel een complexe, dure zaak is die veel inspanningen vergt. En bovendien alleen maar voordeel biedt voor multinationals”. Fout! “Een doeltreffend fiscaal beleids- en risicomodel hoeft helemaal niet complex te zijn. Bovendien kunnen de principes van zo’n model op maat van elke onderneming worden afgestemd.”

Het belangrijkste doel en voordeel van een fiscaal beleids- en risicomodel is het bevorderen van een cultuur waarin niemand nog voor verrassingen komt te staan.

Zoals Benjamin Franklin in 1789 terecht vermeldde in zijn brief aan Jean-Baptiste Le Roy: ‘Niets is zeker in deze wereld, behalve de dood en belastingen’. Elke organisatie krijgt te maken met belastingen en geen enkel bedrijf wil opdraaien voor de onverwachte kosten omdat een belastingkwestie moest worden rechtgezet. Bovendien kunnen fiscale fouten of vermeend onethisch gedrag een grote impact hebben op het vertrouwen bij en de relaties met alle stakeholders.

Een doeltreffende fiscaal beleids- en risicomodel schept duidelijkheid voor alle betrokken partijen zowel intern als extern. Zo kunnen aandeelhouders erop vertrouwen dat hun investeringswaarde niet zal worden aangetast door een onverwachte belastingaanslag en dat hun naam niet in de krant zal verschijnen omdat ze worden gelinkt aan een belastingschandaal. Om maar één voorbeeld te noemen.

Duurzaamheid reikt veel verder dan milieuvriendelijk ondernemen en is een totaalverhaal van waarden en normen. Het biedt ‘het format voor een welvarende en veerkrachtige economie met langetermijnperspectieven’ schreef Peter Van Laer in zijn opiniestuk in de vorige To The Point. Waarden en normen waarin ook het fiscaal beleid én gedrag van een onderneming aandacht vereisen. Dat is geen verrassing als je weet dat de Verenigde Naties in 2015 al erkenden dat belastingen een cruciale rol spelen bij het bereiken van de duurzame ontwikkelingsdoelen of zgn. SDG’s (lees de inzet ‘Fiscaliteit en duurzaamheid’). Olivier Michiels: “Belastingen zijn met andere woorden een belangrijke ESG-maatstaf: externe stakeholders zijn geïnteresseerd in het fiscale gedrag van een bedrijf en in het bewijs van zijn fiscale verantwoordelijkheid in termen van agressieve fiscale strategieën en de mate waarin het economische waarde creëert voor de maatschappij.”

Belastingen zijn belangrijke inkomstenbronnen voor de overheid en zijn essentieel voor het begrotingsbeleid en de macro-economische stabiliteit van landen. Dankzij belastingen kunnen overheden investeren in publieke diensten, zoals gezondheidszorg, vervoer, onderwijs. Met belastinginkomsten financieren zij ook de overgang naar groene energie en de bevordering van diversiteit, inclusie en gendergelijkheid. Fiscale maatregelen hebben ook impact op andere domeinen van duurzame ontwikkeling, zoals investeringen in infrastructuur (binnenlandse en buitenlandse belastingvoordelen), milieuvriendelijkheid (koolstofbelastingen) en de algemene gezondheid (belastingen op schadelijke en ongezonde producten).

De kern van jouw fiscaal beleids- en risicomodel is een robuust ‘Tax Control Framework’ (TCF). Het TCF helpt organisaties om de nauwkeurigheid van hun belastingaangiften en informatieverstrekking te garanderen. Dankzij de TCF krijgt je bedrijf een beter inzicht in de kwetsbaarheden van zijn fiscaal beleid en kun je procedures en processen optimaliseren. “Bovendien helpt een TCF je om problemen te tackelen als gevolg van een onverwachte controleuitkomst, hoog personeelsverloop in de financeafdeling, een snelle groei, …”, weet Olivier Michiels.

Om onze klanten te helpen bij het uitstippelen van een TCF ontwikkelde BDO een ‘Tax Control and Operating Framework Roadmap’. De roadmap of hands-on gids biedt een kader en handvatten voor een doeltreffend fiscaal beheer binnen je bedrijf of organisatie.

Meestal starten we met een benchmark van de manier waarop de belastingen momenteel worden beheerd in het bedrijf (via onze ‘Tax Operations Maturity Model’-assessment). Dat toont al snel wat goed werkt en welke punten aandacht verdienen. In het ‘Tax Risk Report’ krijg je een overzicht per bedrijfseenheid of activiteitendomein aan de hand van verkeerslichten (Rood, Oranje, Groen). Je ziet in een oogopslag waar de tekortkomingen zich situeren. En wat onze aanbevelingen zijn.

Op die manier ontdek je de zwakke en sterke punten in jouw fiscaal beleids- en risicomodel. En krijg je de belangrijkste ingrediënten en bouwstenen om een veerkrachtig en doeltreffend Tax Control Framework op te bouwen (of het bestaande kader te verfijnen).